ecoDMS - Dokumenten Management

Einfach dargestellt, verwaltet und archiviert ein DMS digitale Dokumente, um in Unternehmen einen zentralen Zugriff darauf zu ermöglichen und sie schneller zu finden.
Wichtig ist, daß die GOBD und alle übrigen rechtlichen Vorschriften (AO,DSGVO,UStG) in der Funktionalität abbildet. Dies ist bei ecoDMS der Fall. Beispielsweise ist es unmöglich, eine Rechnung vor dem Ablauf von 10 Jahren zu löschen.

Zeit- und Kostenersparnis
In einem DMS sind sämtliche Dokumente und Informationen zentral vereint. Dort können sie schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden Das Suchen in Aktenordnern, E-MailPostfächern oder in der Ablage von Kollegen entfällt
Standortunabhängiges Arbeiten
Auch aus dem Homeoffice können Mitarbeiter auf sämtliche geschäftsrelevante Informationen genauso schnell zugreifen wie im Büro. Der Zugriff auf ein DMS ist von mehreren Nutzern gleichzeitig und ortsunabhängig möglich.
Zugriffschutz
Über Ordnerberechtigungen wird genau gesteuert, wer welches Dokument sehen bzw. bzw. bearbeiten darf
Verbessern der Transparenz
Oft arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Dokument und nehmen Änderungen vor Die Frage, die sich dann stellt, ist, welches die aktuelle Version ist Wenn Mitarbeiter mit ihrer eigenen Ablage arbeiten, ist dies kaum nachvollziehbar Dagegen stellt ein DMS sicher, dass alle Änderungen zentral vorgenommen werden und über eine Versionshistorie jederzeit transparent rückverfolgbar sind So gehören Missverständnisse und lange Rückfragen der Vergangenheit an
Unmittelbare Auskunftsfähigkeit
Sachbearbeiter können Kundenanfragen zu Bestellungen oder Rechnungen beantworten, auch wenn der zuständige Kollege nicht verfügbar ist Dies wiederum trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei
Einhaltung von Fristen
Verträge rechtzeitig zu kündigen oder Rechnungen schnell zu bezahlen, um Skontomöglichkeiten zu nutzen, funktioniert nur dann, wenn die dazugehörigen Dokumente verfügbar sind und mithilfe einer Wiedervorlagefunktion rechtzeitig bearbeitet werden Mit einem DMS kann diese Fristeinhaltung gewährleistet werden
Rechtskonforme Ablage
Mit der Einführung der E-Rechnung ist ein DMS sowieso Pflicht. Die neuen digitalen Rechnungen ("E-Rechnung", "FacturX") kann damit rechtskonform verarbeitet und abgelegt werden.

ecoDMS ist sehr preiswert und wenn man die Einführungskosten insgesamt betrachtet, der kleinste Kostenfaktor. Die Installation der Software ist in einem Tag umgesetzt, dann folgt die belegspezifische Erstellung von Vorlagen und das Programmieren von Klassifizierungen, sodass die gescannten Dokumente automatisch abgelegt werden können. Innerhalb weniger Tage können Sie mit dem System produktiv arbeiten.

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