Ihre E-Rechungs Roadmap
Die E-Rechnungspflicht zum 1.1.2025 steht in den Startlöchern. Eine generelle Handlungsemfehlung haben wir hier für Sie ausgearbeitet. Mit dem hier beschriebenen E-Rechnungs-Validator sind Sie für eingehende Rechnungen gerüstet. Download und Updates erhalten Sie kostenfrei hier.
Leistungsumfang des "Validators"
- Automatisch Rechungen per IMAP abholen und in den "Hotfolder" herunterladen
- Rechnungen im Hotfolder validieren
- Rechnungen anzeigen (ZUGfERD und X-Rechnung)
- Rechnungen von der Festplatte laden und validieren
- Doppelte Rechnungen erkennen und melden
- Rechnungen an ein DMS oder ERP weitergeben (via Übergabe-Ordner)
Einrichten IMAP
Sie benötigen ein separates, nur für Eingangsrechnungen reserviertes Mail-Konto. Dieses können Sie auch günstig über EBCOM buchen.
Die Zugangsdaten hinterlegen Sie hier ==>
In diesen Bereich "Einstellungen" gelangen Sie durch Klick auf den Button ganz recht oben am Fenster.
Wenn Sie den Haken "Mailabholung stoppen" entfernen, beginnt sofort die Abholung zyklisch jede Minute.
Hotfolder
Vor dem Einsatz der 'Hotfolder' müssen diese einmalig angelegt werden. Sie benennen einen Ordner (auf der Festplatte oder im Netzwerk), in dem Sie die eingehenden Rechnungen zwischenspeichern möchten.
Dieser Ordner wird zyklisch überwacht und dann links oben in der Box "Hot-Folder Inhalt" dargestellt.
In der ersten Zeile legen Sie den Eingangs-Hotfolder fest.
Um einen sinnvollen 'Workflow' zu definieren, müssen Sie auch die Hotfolder 'Weiterverarbeitung' und 'Problemordner' anlegen. Sie müssen intern in Ihrer Firma auch festlegen, wer diese Ordner täglich bearbeitet.
Den Ordner "DMS" benötigen Sie, wenn das Dokument nachfolgend in ein Dokumenten-Management-System übernommen werden soll.
Validieren (Prüfen) einer Eingangsrechnung
Neu eingetroffene Rechnungen sehen Sie links oben in der 'Hotfolder"-Box.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile wird die Rechnung in die Validierung geholt. Sie sehen sofort den entsprechenden Prüfbericht und können entsprechend weiter verfahren.
Im Beispiel sieht man eine reale ZUGfRED-Rechnung unserer Steuerkanzlei. Beim Validieren wird der eingebettete X-Rechnungs Datensatz herausgenommen und auf Fehler geprüft. Gleichzeitig wird das PDF angezeigt. Die Validierung ist positiv, deshalb wird vorgeschlagen, die Rechnung weiter zu verarbeiten. Die Analyse der Daten erfolgt durch die offiziellen 'KOSIT' Prüfprogramme.
Sie können - und sollten - sich auch den verborgenen X-Rechnungs-Teil des Dokuments ansehen, und auf Fehler prüfen. Dies erreichen Sie, indem Sie in der Schaltfläche 'Anzeige' auf 'XML' klicken. Sodann wird die X-Rechnung ein einer einheitlichen Form dargestellt. Prüfen Sie dringend Endbetrag und Steuern - denn maßgeblich für die Steuer ist ausschliesslich der X-Rechnungs-Anteil!
Rechnungen in der Übergangszeit bis 31.12.2027
Bis Ende 2027 können wir immer noch 'normale' PDF-Dateien erhalten, die unsere Lieferanten ausstellen, ohne X-Rechnungs-Informationen. Das ist rechtlich in Ordnung, verhindert aber eine vollautomatische Weiterverarbeitung. Sie sollten Ihre Lieferanten bitten, zeitnah umzustellen.
Das unser Programm in diesem Fall nicht feststellen kann, ob die Rechnung in Ordnung ist, bekommt die Validierungs-Maske einen gelben Hintergrund. Trotzdem sollten Sie die Rechung annehmen.
Duplikatsprüfung
Jede verarbeitete Rechnung, egal ob ZUGfERD, X-Rechnung oder 'sonstige Rechnung' wird mit einem Prüfsiegel versehen. Das System erkennt, wenn eine Rechnung erneut hereinkommt und warnt den Anwender. Das Duplikat sollte abgelehnt werden, um eine Doppelzahlung zu verhindern. Im Beispiel handelt es sich zwar um eine korrekte ZUGfERD-Rechnung - allerdings um ein Duplikat. Deshalb schlägt das System vor, die Rechnung abzulehnen.
