Steigende Informationsflut.
Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC-Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen. Eigentlich sind die enthaltenen Informationen sehr wertvoll für unsere tägliche Arbeit und wesentlich für den Erfolg unseres Unternehmens. Doch oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. Von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie in unserem Unternehmen gibt.
Die Suche danach ist extrem mühsam. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen wir uns immer schlechter informiert.
Informationen aktivieren.
Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen wertvolle Informationen nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt; an jedem Arbeitsplatz und dank intelligenter Technik weitgehend automatisch. Im Dokumenten-Pool stehen die Informationen allen Kollegen Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung.
Mit wenigen Mausklicks zu jeder Zeit und bei Bedarf auch an jedem Ort der Welt. Innerhalb kürzester Zeit können Sie dank mittlerweile ausgereifter und tausendfach bewährter Technik vom Nutzen modernen Dokumenten-Managements profitieren.
Wie funktioniert Dokumentenmanagement?
Mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Software ist es möglich, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. Dies ist die Grundlage für die Entscheidungsfindung und damit das Auslösen von Geschäftsprozessen. Je schneller die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, desto schneller können Entscheidungen gefällt werden, bzw. mehr Entscheidungen und Geschäftsprozesse in der gleichen Zeiteinheit.
Informationen liegen heute vielfach schon in elektronischer Form wie z. B. E-Mail oder Word-Dateien, aber natürlich auch in der klassischen Papierform vor. Die digitale Archivierung der Dokumentenmanagement-Software speichert diese Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. In einer Datenbank werden alle Informationen der Dokumente hinterlegt, angefangen vom Erstellungsdatum über die Art des Dokuments und hinterlegte Schlagwörter, bis hin zum kompletten enthaltenen Text.
Die Dokumentenmanagement-Software findet später jederzeit das archivierte Dokument an Hand dieser hinterlegten Informationen. Dies geht normalerweise bedeutend schneller als die Suche in den Originalen – nämlich in Sekunden.
Probleme klassischen Dokumentenhandlings
Durch zunehmende Informationsflut droht das Verwalten der Informationen in Unternehmen immer aufwendiger zu werden und immer höhere Kosten zu verursachen. Die Zeit, die Mitarbeiter mit Suchen nach einem Dokument verbringen, steigt an.
Neben dem größer werdenden Kostenanteil leidet auch der Kundenservice, weil Mitarbeiter schwer zu erreichen sind und keine schnellen Auskünfte gegeben werden können.
Häufig auftretende Probleme:
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Es vergeht eine Menge Zeit bei der Suche nach Dokumenten.
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Falsch behandelte oder verlorene Schriftstücke verursachen teils erhebliche Schäden.
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Die Ablage der Dokumente fordert Raum an den einzelnen Arbeitsplätzen sowie in der Registratur.
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Doppelablage verursacht Personalkosten, verbraucht Raum- und materielle Ressourcen.
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Aufwendige Korrespondenz und Datenübermittlung.
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Aufwendige Verwaltung, Ablage.
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30 % der Dokumentenzugriffe sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung sind.
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50 % der Dokumente müssen kopiert und in mehreren Ordnern abgelegt werden, damit man sie bei jeder Suchart findet.
Durchschnittlich wird jedes Dokument 2–3 mal kopiert. Das Belegvolumen wächst und wächst ...
Der tatsächliche Zeitanteil der Bearbeitung eines Dokumentes bis zur endgültigen Ablage liegt unter 10 %. In der überwiegenden Liege- und Transportzeit ist das Dokument nicht verfügbar.
Vorteile durch Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
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Beschleunigung der Arbeitsprozesse
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Verbesserter Kundenservice
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Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
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Fehlerminimierung
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Verbesserte Dokumentensicherheit, weniger Dokumentenverlust
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Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
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Geringerer Platzbedarf
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Steigerung der Mitarbeitermotivation
